1. Il  fallimento dei tool di project management classici

Se penso ai tool classici di project management (come ad esempio Microsoft Project o AtTask) ne ho un'immagine di uno strumento davvero molto complesso con mille funzioni e grandi opportunità.

Permettono infatti di:

• definire dei progetti ai quali associare delle attività;
• schedulare attività con una definizione dei tempi assegnandone delle risorse;
• fare in modo che le persone segnino il loro impegno orario sui diversi task di progetto;
• definire delle dipendenze tra attività;
• costruire dei diagrammi di Gantt;
• fare la contabilità analitica della redditività di progetto (WOW! :-));
• e molto ma molto altro.

Personalmente sulla carta mi piacciono molto questi software, anche se non sono applicabili su tutti i progetti: funzionano molto bene per progetti caratterizzati da processi lineari e con iter ben consolidati con un inizio o una fine, con attività schedulabili già nelle prime fasi di progetto, dove sono impiegati diversi team di lavoro e dove l'impatto/influenza di attori esterni è medio/basso.

Lo sviluppo di un sito web complesso e strutturato è un caso di progetto con tempi abbastanza consolidati e lineari, dove strumenti di project management tradizionali possono anche funzionare bene.

Ma che cosa succede se al posto di parlare di sviluppo web si parla di promozione dei siti web? Sì insomma di web marketing...tipo SEO, SEM, DEM, ADV, CRO, ecc. (potrei andare avanti per anni gli gli acronimi :-D )

Personalmente ho sempre diffidato molto dall'uso di questi tools: ne ho provati diversi ma non sono mai riuscito ad usarli per più di tre volte di fila, magari per incapacità del sottoscritto oppure per lo shock di aver provato ad usare Microsoft Project per gestire progetti SEO qualche anno fa ... :-)

I motivi sono molti, eccone alcuni esempi:

• i progetti SEO e quelli di ADV online sono molto diversi tra loro e trovare un tool che soddisfi esigenze molto diverse tra loro è molto difficile perchè servirebbe flessibilità estrema;
• per progetti SEO o di conversion optimization un tool di project management classico è di difficile uso perchè le attività sono difficili da pianificare a priori: generalmente sono fondamentali attori esterni che raramente rispettano i tempi e dove le risorse sono assegnate da project manager di aziende o dipartimenti diversi (che hanno obiettivi e ordini di priorità diversi);
• per progetti di Direct Email Marketing non particolarmente complessi, il "costo" del setup del tool è troppo elevato e laborioso rispetto alla mole di lavoro da eseguire;
• per progetti di Online Advertising non avere una gestione amministrativa dei budget, fa in modo che il tool di project management contempi solo una piccola parte gestionale del progetto.

Inoltre c'è da dire una cosa importante molto spesso le esigenze per i progetti di web marketing sono davvero minime:

• ricordarsi le cose da fare ed il loro stato (fatto, non fatto);
• avere la loro priorità;
• essere aggiornato sugli avanzamenti delle attività;
• avere un repository dei documenti associati alle diverso cose da fare;
• scambiarsi messaggi e feedback nel team in modo ordinato;
• avere delle check-list o todo-list;
• ecc.

2. Trello, un tool di project management per il web marketing (ma non troppo)

In questi giorni però sono stato letteralmente fulminato da Trello, un simpatico tool consigliatomi dai mitici Yoox Guys Marco, Iolao che permette di gestire progetti di web marketing in modo tutto sommato efficiente  e veloce.

Il concetto è semplice: Trello è un gestore di lavagne virtuali completamente configurabile che generalmente corrispondono ad un progetto (nello screenshot in basso potete vederne un esempio di configurazione).

Ogni lavagna è composta da più liste, che possono corrispondere a gruppi di attività che possono essere organizzate in vario modo: tipo di attività, stato, ecc.

Nell'esempio sopra c'è una lavagna relativa ad un progetto SEO, dove le attività sono organizzate per stato:

• solo idee di ottimizzazione che non sono ancora diventati task da eseguire;
• i to-do che sono in corso di svolgimento nelle prossime due settimane;
• le attività pending che dipendono da attori esterni di progetto;
• delivered che contiene tutte le attività eseguite nelle due settimane correnti (e che prima erano nei todo o nei pending);

Ogni lista contiene diverse carte che generalmente corrispondono ad un'attività o ad una serie di micro-attività raggruppabili, alle quali è possibile associare diverse caratteristiche come ad esempio:

• delle etichette con colore diverso (che nell'esempio è un grado di priorità);
• una data di delivery richiesta (quando possibile)
• le risorse interessate nell'attività;
• eventuali documenti a supporto;
• commenti e scambio di informazioni;
• una check-list che può essere usata anche come lista di sotto-task;
• ecc.

3. Esperienza personale con Trello, tabella comparativa

Durante la settimana, le schede vengono aggiornate aggiungendo eventuali informazioni ai diversi task, aggiornandone lo stato o spostando le carte nelle diverse liste (ad esempio quando un task viene completato viene spostato da to-do a delivered).

Si tratta di uno strumento davvero molto semplice e alle portata di tutti: certo non si tratta di un tool di project management a completo in tutto e per tutto ma forse è proprio questo che lo rende più appetibile!

Ecco una tabella comparativa che riassume le caratteristiche dei due tipi di tools:

Caratteristica	PM tool Classico	Trello
Curva di apprendimento
Tempi di setup progetto
Flessibilità
Velocità di aggiornamento
Possibilità di assegnare risorse ai task, con deadline e grado di priorità
Aggiornamento stato task e progetto
Workspace collaborativo (documenti, chat, scambio messaggi, ecc.)
Valutazione rendimento economico di progetto
Pianificazione nel tempo (scheduling delle risorse, milestones, ecc.)
Valutazione carichi di lavoro
Costruzione di Gantt e viste grafiche avanzate sui progetti

Che esperienze avete nei tool di project management? Ne avete degli altri da suggerire? Avete mai usato Trello?